El Ministerio de Justicia (Minjus) abrió el camino a la informatización mediante la Resolución 284/2025, que entró en vigor el pasado 11 de agosto, la cual dispone el reconocimiento y circulación en el tráfico jurídico internacional de las copias de los documentos públicos electrónicos notariales y las certificaciones que expiden los registros centrales y registrales.
Olga Lidia Pérez Díaz, directora general de Notarías y Registros Públicos del Minjus, dijo a Granma que el objetivo principal de la norma es disponer que las copias autorizadas de los documentos públicos notariales y las certificaciones que expiden los registros centrales y las oficinas territoriales, dígase Civil, de la Propiedad, Central de Sancionados, de Actos de Última Voluntad y de Declaratoria de Herederos, de Juristas, autorizados o expedidos en formato digital, firmados electrónicamente, por notarios y registradores, en los que consta el sello digital del impuesto sobre el documento, son documentos públicos electrónicos equivalentes a los expedidos en soporte papel en cuanto a su valor y eficacia.
No obstante, remarcó que un documento es electrónico mientras se mantenga en el formato digital, con los requisitos expuestos en la Resolución.
«Cuando se imprime el documento deja de ser un documento electrónico y, para su eficacia, requiere la firma autógrafa del notario o del registrador que lo emitió, con el sello gomígrafo de la oficina», explicó.
Precisó que la Resolución establece que, a los efectos de la aceptación de estos documentos electrónicos, los órganos, organismos de la Administración Central del Estado, entidades nacionales y de subordinación local, autoridades y funcionarios públicos, receptores de estos pueden comprobar su autenticidad mediante el número de caso y el pin que aparece en ellos o, escaneando el código qr, a través del sitio web del Minjus (www.minjus.gob.cu), lo que permite el acceso a la base de datos correspondiente en la cual se encuentra alojado el documento electrónico para su descarga.
Respecto a normativas anteriores, precisó que esta modifica los artículos 140 y 147, de la Resolución 249, «Reglamento de la Ley del Registro Civil», del 1ro. de diciembre de 2015, para incorporar, a los efectos de la publicidad, la expedición de certificaciones como documentos electrónicos a las personas naturales, a los funcionarios públicos y otras entidades y determinar las personas con derecho a obtener certificaciones cuando no se trata de esta misma persona.
Precisó que ese aspecto se refiere a parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, de sus parientes socioafectivos, de su cónyuge o pareja de unión de hecho afectiva inscrita, así como las que acrediten tener interés legítimo en su obtención para el reconocimiento de derechos, los que demuestren tener la representación legal o voluntaria y los apoyos de las personas en situación de discapacidad.
Esta última modificación –acotó– tiene que ver con la protección de datos personales.
IMPLEMENTACIÓN GRADUAL
Pérez Díaz refirió que las certificaciones que expiden las oficinas registrales civiles, de la Propiedad y Central de Sancionados disponen del código qr, número de caso y pin para su comprobación, pudiéndose colocar la nota del pago del impuesto sobre el documento de manera digital.
Acotó que se avanza en el Registro de Actos de Última Voluntad y de Declaratoria de Herederos, Mercantil, así como en las copias de los documentos notariales, que sí se pueden firmar electrónicamente por registradores y notarios, pero requieren la puesta en marcha de los sistemas informáticos para la generación de los códigos qr; los dos primeros concluyen este año, y el Mercantil en el primer trimestre de 2026.
Destacó que hoy, las certificaciones de mayor demanda son las que expiden las oficinas registrales civiles y estas disponen de todos los requisitos del documento electrónico.
UNA CONTRIBUCIÓN AL GOBIERNO DIGITAL
Lo primero que tenemos que lograr es que se implemente bien y se cumpla, porque con esta disposición estamos cumpliendo el mandato del Decreto Ley 370 de 2018 Sobre la informatización de la sociedad en Cuba, para optimizar y simplificar los procesos de inscripción, publicidad, redacción de documentos y expedición de copias.
Al potenciar el servicio en línea se evita presencialidad en las oficinas y unidades, cargas burocráticas a la población, ahorro de tiempo, de recursos; en el ámbito registral el objetivo es eliminar el soporte papel, si queda es solo para lo imprescindible, afirmó.
El fin, explicó, es lograr que la gestión, el servicio jurídico registral y notarial sea más eficiente, eficaz y accesible para todos.
«Todos nos beneficiamos con esta norma, los ciudadanos y las instituciones. Por lo que hemos explicado, los ciudadanos porque podremos solicitar, desde nuestras casas, determinada certificación y conservarla en nuestros dispositivos móviles, en una memoria flash, en una computadora, sin necesidad del soporte papel. Las autoridades también se favorecen, sobre todo en los procesos administrativos mediante los que se reconocen derechos a las personas, pues no será necesario expedientes en soporte papel», resaltó.
Observó que existen experiencias de interoperabilidad entre las oficinas del Registro de Consumidores del Mincin y las oficinas municipales de Trabajo y Seguridad Social con las oficinas registrales civiles, en las que se solicitan y emiten en soporte digital las certificaciones de nacimiento, defunción y matrimonio para las altas y bajas en el Registro de Consumidores y el reconocimiento de pensiones por causa de muerte.
CAPACITACIONES PARA EL PERSONAL
La directiva apuntó que los registradores y el personal auxiliar han recibido una capacitación continua desde que se implementaron los sistemas informáticos, porque nos estábamos preparando para este momento.
Remarcó que dentro de un mes comenzará el despliegue del sistema en la actividad notarial, que se hará de forma gradual y en esa medida se recibirá la capacitación, que incluye la emisión de las copias electrónicas de los documentos notariales; que, al igual que las certificaciones registrales, solo se expiden a las personas interesadas o a las que demuestren tener interés legítimo de conformidad con lo que establece la Ley del Notariado.
Por otra parte, la directiva destacó que los sistemas de gestión informática disponen de tableros de control que permiten controlar tanto las solicitudes en línea como las certificaciones que se expiden como documento electrónico o en soporte papel; cuestión que se incorpora en los modelos establecidos para la información estadística, que, con frecuencia mensual, se brinda al Minjus.
De igual forma, se regula mediante resolución los plazos para la prestación de los servicios, una norma que en estos momentos se está modificando a partir de la aprobación de la nueva Ley de Registro Civil, «pero si la certificación solicitada está en la base de datos nacional, se expide al momento de la solicitud o en el plazo de 24 horas.
«Reconocemos, con mucho respeto, el control popular, y atendemos cada queja, petición, sugerencia que nos hace la población, que es la principal destinataria de nuestros servicios, la que mide con su satisfacción, la calidad y eficiencia del servicio que se le brinda», agregó.
De forma general, esta norma no solo moderniza los servicios notariales y registrales, sino que acerca a los ciudadanos a una gestión más ágil, transparente y accesible.
